Caratteristiche funzionali

L’attività di uno studio o di un impresa è oggi incentrata sull’assoluta necessità di una integrazione logica delle informazioni, resa difficile dalla verticalizzazione delle competenze, dalla forte interazione nei processi e la concomitanza delle funzioni.
In tale scenario in cui qualità, tempestività, innovazione, globalizzazione, sono i parametri su cui misurarsi, il vantaggio competitivo passa anche attraverso l’immediata e assoluta disponibilità di dati nella forma più completa e funzionale, in tutti i dipartimenti aziendali al fine di consentire risposte immediate ai processi aziendali.
L'istantaneo accesso ai documenti archiviati elettronicamente si contrappone ai lunghi tempi di ricerca ed aggregazione di informazioni basate su documenti cartacei. E' arduo documentare la produttività di un'azienda quando la ricerca ed il trattamento delle pratiche richiedono giorni o mesi.

L'archivio elettronico
Archivia Plus è il software in ambiente Windows che consente la classificazione e l’archiviazione di qualsiasi tipo di documento, sia esso un documento proveniente da procedure gestionali, un’immagine, un testo, un disegno, un file, un fax, un suono, un video, un messaggio. La sua struttura modulare lo rende flessibile e adattabile a tutte le aziende che vogliono organizzare il loro patrimonio di documenti e razionalizzare la ricerca, la visualizzazione, la stampa e la spedizione.

Aderenza agli standard
Al fine di consentire un continuo adeguamento dell'utenza agli strumenti informatici che la tecnologia mette a disposizione, Archivia Plus utilizza i formati e le compressioni dei documenti riconosciuti dall'AIPA, strutture relazionali standard e documentate. Non vi è nessun vincolo sulla scelta del database e del sistema operativo. Archivia Plus supporta Microsoft Windows 95/98, Windows NT. Nei rispettivi ambienti e in funzione della operatività richiesta il database potrà essere MS Access, SQL Server. Per ogni utente del sistema vengono definiti i permessi di accesso, modifica, lettura, copia.
L'organizzazione gerarchica della gestione utenti consente di "segretare" agli utenti di livello inferiore.

Conformità alla modalità di lavoro
Archivia Plus non costringe l'utente a modificare le proprie modalità di lavoro: integra e si integra nelle procedure di ufficio e di lavoro, preleva i dati provenienti dagli spool di stampa ed automaticamente genera le connessioni logiche tra documenti (es. lega le fatture alle relative bolle e/o le inserisce nel dossier del cliente). Nel caso di gestione dei tabulati li segmenta logicamente, gestendo vari livelli di codici di rottura e vi applica ricerche di tipo testuale.

Personalizzazione del sistema
Il sistema può essere personalizzato dall'utente che definisce gli archivi dei documenti da utilizzare (dichiarazioni fiscali, cedolini paga, bolle, fatture, circolari, ecc.), le chiavi di ricerca ad esse connesse e gli eventuali vincoli o dizionari aziendali. Con le medesime modalità può definire quali tipi di cartelle utilizzare e con quali regole associare i documenti. Un flessibile sistema di protocollo automatico può essere usato nel caso di archiviazione dei documenti ricevuti.